Управление службой документооборота - это комплексная услуга по организации и оптимизации процессов работы с документами, управлению профильным персоналом и контролю качества выполнения операций.
Возьмем на себя:
.jpg)
Распечатку и сканирование документов
Архивацию и разработку системы хранения документов
Организацию и ведение документооборота
Когда услуга востребована
При слиянии и поглощении бизнеса (M&A)
Необходимо быстро унифицировать документооборот, проанализировать и объединить архивы, внедрить единые стандарты работы с документами. |
При цифровизации процессов
Внедрение ЭДО, смена учётной системы или переход на новую CRM требуют пересмотра маршрутов движения документов и оптимизации процессов. |
При большом объеме бумажного документооборота
Растут затраты на печать, сканирование и хранение документов, а внутренних ресурсов для обработки недостаточно. |
При переезде офиса
Важно организовать перемещение, оцифровку и архивирование документов без потери данных и остановки бизнес-процессов. |
Как мы работаем
01
Исследование и диагностика
Анализ текущих процессов документооборота, объёмов, точек потерь и сложностей в соблюдении сроков. Оценка рисков и зон роста.
02
Формирование команды и дорожной карты
Подбор проектной команды с релевантным опытом (до 7 дней). Согласование зон ответственности, KPI и сроков.
03
Стандартизация и описание процессов
Адаптация действующей функции документооборота под установленные стандарты. Регламентация процессов. Настройка маршрутов документов.
04
Запуск проекта
Поэтапная передача операций: печать и сканирование, архив и хранение, движение документов. Обучение и наставничество для команды.
05
Управление качеством и оптимизация
Мониторинг KPI, контроль качества процессов и их корректировка, регулярная отчётность.
Наши преимущества
Экономия
времени
времени
Высвобождаем до 12% рабочего времени внутренних сотрудников для ключевых задач
Снижение
расходов
расходов
Сокращаем ежемесячные затраты на персонал, оборудование и расходные материалы до 30%
Оптимизация процессов
Сокращаем сроки обработки документов, повышаем прозрачность и управляемость процессов
