Навели порядок в почтовом документообороте сети из 200 магазинов
Федеральная розничная сеть с 200 магазинами в 40 городах России ежедневно передавала в головной офис товарные накладные, акты, договоры и отчётные документы.
Существующая система работы с корреспонденцией не справлялась с объёмом. Документы из региональных магазинов доставлялись в течение 3–4 дней, около 10 отправлений в месяц терялись. Из-за этого магазины несвоевременно получали инструкции и регламенты, а сотрудникам логистического подразделения приходилось самостоятельно отслеживать корреспонденцию.
На почтовые задачи логисты тратили до 5 часов в неделю вместо работы с поставщиками.
Решение
Команда Office Line (входит в ГК ANCOR) организовала централизованное управление почтовым сервисом (mail-room).
Мы выстроили единую систему обработки корреспонденции:
- организовали единую диспетчерскую в Москве
- настроили ежедневный сбор документов из магазинов с привлечением курьерских служб
- внедрили цифровую сортировку и сканирование документов
- настроили интеграцию с ERP для автоматической регистрации корреспонденции
- взяли на себя координацию работы с «Почтой России» и региональными курьерскими службами
Таким образом, почтовый документооборот был централизован: от получения корреспонденции в магазинах до её регистрации и передачи в головной офис.
Результат
| Показатель | До проекта | После внедрения решения Office Line |
|---|---|---|
| Доставка документов из магазина в офис | 3–4 дня | 1 день |
| Потери документов | 10 случаев в месяц | 0 |
| Затраты на почтовые услуги | Без оптимизации | Экономия 20% |
| Время логистов на почтовые задачи | 5 часов в неделю | 0 |
Эффект для бизнеса
Централизация почтового сервиса позволила федеральной сети выстроить прозрачный документооборот между 200 магазинами и головным офисом.
Компания получила управляемый процесс доставки и регистрации документов, сократила сроки их передачи и исключила потери корреспонденции. При этом сотрудники логистического подразделения освободили 5 часов рабочего времени в неделю для основных задач — работы с поставщиками.
Хочу наладить работу с корреспонденцией
