Аутсорсинг почтовых сервисов: ускорили обработку корреспонденции в 12 раз

• #Административная поддержка и закупки

Транспортно-логистическая компания с центральным офисом в Москве и региональными офисами в Санкт-Петербурге и Владивостоке ежедневно обрабатывала более 1 500 единиц входящей и исходящей корреспонденции.

В потоке документации были таможенные документы, товарно-сопроводительные накладные и международные отправления. Внутренний почтовый отдел не успевал регистрировать входящую корреспонденцию в установленные сроки. Это приводило к задержкам при передаче документов между головным офисом и регионами.

Дополнительную нагрузку создавали сезонные колебания объемов международной торговли. Компания работала с поставщиками из Китая, Турции и ОАЭ, поэтому почтовые процессы требовали координации сразу с несколькими участниками: международными курьерскими службами, «Почтой России» и таможенными брокерами.

Решение: гибридная модель управления почтовыми сервисами

Команда Office Line (входит в ГК ANCOR) провела аудит текущей организации почтовых процессов и предложила гибридную модель их управления.

Часть операций была централизована в головном офисе, а часть передана на удаленное сопровождение. Это позволило перераспределить нагрузку и организовать единый процесс обработки корреспонденции без увеличения нагрузки на сотрудников компании.

Что мы взяли на себя:

• прием, регистрацию и распределение входящей корреспонденции

• координацию отправлений через «Почту России» и международные курьерские службы

• взаимодействие с таможенными брокерами

• оцифровку части документов, поступающих на бумаге, и их сохранение в электронном виде

• контроль движения отправлений

• автоматические уведомления инициаторов о статусе отправлений

Для контроля международной корреспонденции была внедрена система трекинга. Она позволила отслеживать отправления на всех этапах и своевременно информировать сотрудников о статусе документов.

Результат

Клиент получил прозрачный процесс обработки и движения документов между головным и региональными офисами, сократил расходы на международную доставку и освободил сотрудников от регулярных почтовых операций.