Как провести инвентаризацию: собственными силами или передать на аутсорсинг?

• #Инвентаризация
• #Производство и склад

Инвентаризация – процесс, без которого невозможно поддерживать порядок в складском учете. Но когда приходит время пересчета, бизнес сталкивается с выбором: проводить инвентаризацию своими силами или передать ее внешней команде?

Однозначного ответа нет: все зависит от масштаба бизнеса, объёма товарных запасов, частоты проверок и задач компании.

Для небольших складов с регулярным внутренним контролем, 2-3 инвентаризации в год часто бывает достаточно. Но если речь идет о крупных объемах, сложной логистике или рисках потерь, аутсорсинг инвентаризации обычно оказывается более удобным, постоянным и эффективным решением.

Когда проводить инвентаризацию своими силами?

Собственная команда может справляться с пересчетом достаточно эффективно в случаях, когда:

• склад небольшой

• товарных позиций немного

• инвентаризация проводится регулярно

• процессы хранения уже хорошо выстроены

• нет жестких сроков и сложной структуры хранения

В таком формате сотрудники знают особенности склада и могут проводить локальные проверки без привлечения подрядчиков.

Но даже в этом случае инвентаризация часто становится дополнительной нагрузкой для персонала. Сотрудников приходится отвлекать от основной работы, а сам процесс может затягиваться дольше, чем планировалось. Так же собственный персонал не владеет экспертизой в инвентаризации, что определенно усложняет процесс. 

С какими сложностями сталкиваются компании?

Чем больше склад и объем остатков, тем сложнее проводить пересчет внутренними силами.

В таких условиях появляются типовые проблемы:

• ошибки из-за человеческого фактор

• нехватка персонала

• пересчет в несколько смен

• сложности с контролем качества

• необходимость останавливать часть процессов

А если инвентаризация проводится перед аудитом, сменой МОЛ или проверкой недостач, возрастает и цена ошибки. 

Что дает аутсорсинг инвентаризации?

Главное преимущество аутсорсинга – компания получает готовую команду и выстроенный процесс. Подрядчик берет на себя организацию работ, вывод персонала, распределение зон, пересчет, сверку данных, подготовку отчетности.  При этом складской персонал может продолжать заниматься своей основной работой.

Еще один важный момент – скорость. Профессиональные команды работают по отлаженной схеме, используют ТСД  или листы учета и дополнительные проверки на сложных участках. За счет этого пересчет проходит быстрее и спокойнее для бизнеса.

Во многих проектах инвентаризацию можно проводить без полной остановки работы склада, например, ночью или параллельно с операционной деятельностью. 

Когда аутсорсинг оправдан?

Задачу по проведению инвентаризации стоит передать внешней команде, если:

• у компании крупный склад

• большой объем товарных остатков

• есть риск потерь или расхождений

• нужно провести независимую проверку и экспертизу

• важны скорость и точность

• инвентаризацию необходимо провести в сжатые сроки

Также аутсорсинг удобен для бизнеса с распределенной географией. Например, когда пересчет нужно одновременно организовать в нескольких городах или на разных площадках.

А что по затратам?

На первый взгляд кажется, что собственными силами проводить инвентаризацию дешевле. Но на практике важно учитывать не только прямые расходы.

Есть еще:

• переработки сотрудников

• простой отдельных зон склада

• ошибки в учете

• необходимость привлекать временный персонал

• затраты времени руководителей на организацию процесса

При аутсорсинге компания получает уже подготовленную команду и понятную систему работы без дополнительной нагрузки на внутренний штат.

Например, у ANCOR Industry есть база счетчиков в разных регионах России, что позволяет быстро запускать проекты даже на крупных объектах. 

При этом формат работы подбирается под конкретную задачу: объем остатков, тип хранения, режим работы склада и требования к точности. 

Что же выбрать?

Если у бизнеса небольшой склад и регулярный внутренний контроль, инвентаризация своими силами может быть вполне рабочим вариантом.

Но когда объемы растут, процессы усложняются, а ошибка в учете становится критичной, аутсорсинг помогает снять значительную часть организационной нагрузки и получить более объективный результат.

По сути, внешняя команда берет на себя весь процесс – от подготовки объекта до финальной отчетности. И для многих компаний это оказывается не столько про передачу работы подрядчику, сколько про возможность спокойно продолжать операционную деятельность без лишнего стресса для сотрудников. 

Дмитрий Плотников, руководитель направления «Независимая инвентаризация»