Не бойтесь внедрять КЭДО!

• #КЭДО

Множество бизнесов самого разного размера заняты цифровизацией процессов, чтобы экономить, меньше страдать от нехватки кадров и идти в ногу со временем. Сейчас мало кого удивишь ЭДО. Для тех, кто еще не внедрил, поясним, что ЭДО - это электронный документооборот, то есть обмен электронными документами с поставщиками, клиентами и партнерами. В рамках процесса обмена создаются документы в цифровом формате и подписываются электронной подписью по определенным требованиям.

Наш инсайт посвящен КЭДО - это кадровый электронный документооборот, то есть обмен электронными документами между работником и работодателем по правилам, установленным законодательством РФ и нормативными документами работодателя. И сейчас многие компании готовы сделать следующий шаг на пути цифровизации, внедряя КЭДО.

И, конечно же, все внедренцы чего-либо в первую очередь оценивают не только преимущества, но и риски.

С преимуществами все просто. КЭДО — это:

• Увеличение скорости создания, обработки и подписания документов.

• Снижение количества ошибок при создании документов.

• Фиксация этапов и сроков обработки.

• Защищенность документов в связи с их обменом по защищенным каналам связи

• Хранение документов в цифровом виде и быстрый доступ к ним.

• Сокращение расходов на бумагу и печать, отправку документов почтой/ курьерской службой и содержание архива.

Но, как и в любом новом процессе, в КЭДО существуют свои нюансы и правила, которые и вызывают трудности и недоверие, как у работников, так и у работодателей. 

Мы создали свой программный продукт для КЭДО под названием HRFile и в процессе внедрения зафиксировали «острые углы», опытом обхода которых делимся с вами в этой статье.

1. Придется пересмотреть большое количество бизнес-процессов и изменить шаблоны документов.

С КЭДО главное не лениться. Лучше перед стартом проекта пересмотреть все кадровые документы и процессы, с которых вы хотите начать внедрение КЭДО. Опыт показывает, что не все процессы и документы, которые ведутся на бумаге, подходят для электронного документооборота. Эта работа занимает некоторое время, но зато позволит не допустить ошибок и сократить ваши усилия на исправление ошибок в будущем.

2. Потребуется повысить цифровую грамотность отдельных сотрудников и/или обеспечить технические средства связи.  

Нужно проверить достаточность поддержки работников техническими средствами связи (доступ к стационарным компьютерам, предоставление смартфонов, организация специальных зон цифровой поддержки работников со средствами связи и консультантами, пр.). Информационные системы, которые предлагают такой сервис, должны учитывать этот нюанс и предлагать максимально понятный и доступный интерфейс для простой работы с электронными документами. На первом этапе потребуется помощь и поддержка  сотрудникам, которые не обладают высокими навыками цифровой грамотности, со стороны специалистов кадровой службы.сотрудникам, кто не обладает высокими навыками цифровой грамотности со стороны специалистов кадровой службы. Работодатель может обеспечить работников техническими средствами связи: доступ к стационарным компьютерам, предоставление смартфонов или специальных зон цифровой поддержки работников с консультантами и пр.

3. Нужно определить принципы работы с кадровыми электронными документами в организации и обучить специалистов кадровой службы работе с такими документами.

4. КЭДО не позволяет оформлять кадровые мероприятия и подписывать документы «задним» числом, сроки оформления документов и их подписание должны соответствовать срокам, установленным законодательством или нормативными актами организации.

Да, больше не получится сначала отгулять отпуск, а потом написать заявление в кадры. Зато и штраф за отсутствие заявления, которое в итоге забыли подписать и сдать, не прилетит при проверке. 

Придется договориться с руководителями подразделений об изменении существующих процессов, отказаться от мероприятий, которые проводились «задним» числом. Как правило у таких процессов нет какой-то большой ценности, кроме привычки сложившейся годами. Через год о такой привычке все забудут. 

В нашем HRFile мы предусмотрели настройки сроков подписания документов, обеспечивающие соблюдение законодательных требований это сводит риски нарушения сроков подписания документов к нулю. Необходимо также установить определенные правила работы с электронными документами в локальных нормативных актах организации.

5. Необходимо работать с тревожностью сотрудников при переходе на КЭДО, сокращать период, когда в организации придется поддерживать как электронный, так и бумажный документооборот.

Многие работники боятся, что их электронная подпись будет где-то использована (например, для получения кредита или купли-продажи объектов недвижимости и пр.). По нашей практике такие опасения обусловлены непониманием процесса. Необходимо вести разъяснительные беседы, рассказывать о безопасности и надежности КЭДО (двухфакторной аутентификации, работе через личный кабинет, выпуске и хранении электронной подписи в удостоверяющем центре, обмене документами по защищённым каналам связи, резервном копировании документов), а также о плюсах КЭДО (доступность всех подписанных документов в любой момент времени, возможность скачать любой подписанный документ и направить любое заявление в личном кабинете и пр.). Если даже после этого не все работники заходят перейти на КЭДО, то грамотный провайдер обязательно подскажет, как сделать параллельное ведение процессов электронного и бумажного документооборота максимально удобным. 

Как видите, на первом этапе внедрения КЭДО есть ряд процессов, которые необходимо осуществлять одновременно, чтобы в результате получить эффективный инструмент работы с кадровыми документами, сократить ресурсы компании и получить счастливых работников.

И в заключении наша проверенная опытом рекомендация: включать в рабочие группы как инспекторов отдела кадров, так и самих работников для плавного и спокойного перехода организации на КЭДО. Изучив процесс КЭДО изнутри, они станут амбассадорами и агентами влияния по формированию цифрового менталитета в организации. Они расскажут своим коллегам, как удобно и безопасно работать с электронными документами, помогут снять напряженность и страхи работников, которые еще не приняли электронный документооборот и не ощутили всю прелесть работы с этим удобным инструментом. 5. Необходимо будет работать с тревожностью сотрудников при переходе на КЭДО и сокращать период, когда в организации приходится поддерживать как электронный, так и бумажный документооборот. 

Маслова Екатерина, консультант команды разработки HRFile в области КЭДО, ГК ANCOR