Задача со звёздочкой: как мы закрыли подбор ресепшн для масштабного открытия офиса за 5 дней

• #Административная поддержка и закупки
• #Административный аутсорсинг
• #Организация работы ресепшн

Клиент: крупная российская технологическая корпорация

Задача: организовать работу ресепшн и обеспечить безупречный сервис для гостей на открытии нового филиала в Сочи

Срок реализации: 5 рабочих дней

Клиент обратился к нам в двадцатых числах апреля с чётким, но непростым запросом: за несколько дней до праздников найти, оформить и подготовить целую команду администраторов ресепшн для нового офиса в Сочи.

Открытие было назначено на 5 мая. Дата символичная, но и коварная: предпраздничная неделя, когда кандидаты чаще думают о длинных выходных, а не о новом месте работы. При этом сам ивент планировался масштабным — статусные гости, насыщенная программа, стильная welcome-зона. Всё должно было работать безупречно: с первого шага в офис каждый гость должен почувствовать атмосферу уровня «вау». А ключевая роль здесь у ресепшн — тех самых людей, кто встречает, направляет и создаёт первое впечатление о компании.

Вызов: сжатые сроки и высочайшие стандарты

У нас было всего 5 рабочих дней. И не просто на поиск, но и на оформление по ТК РФ, а также на обучение будущих сотрудников. При этом требования были строже обычных:

• Нужно было сформировать две сменные команды — по паре «парень + девушка».
• Кандидаты должны были идеально соответствовать корпоративным ценностям клиента — улыбка, уверенность, открытость.
• Важно было найти людей с выдержкой, которые не растеряются в условиях масштабного события, где всё внимание приковано к деталям.

Решение: точность профиля и скорость в действии

Мы включились в процесс сразу же:

• Локальная экспертиза. Благодаря глубокому знанию рынка труда Сочи мы быстро составили чёткий профиль кандидата — не только по резюме, но и по личным качествам.
• Кадровый резерв. Подняли нашу базу и вышли на проверенные каналы. Несмотря на «несезон» для рекрутинга, нашли подходящих ребят обоих полов.
• Жёсткий отбор. В финал прошли только те, кто умел держать контакт с людьми, уверенно общался, был стрессоустойчив и выглядел представительно.

Каждого кандидата мы рассматривали через призму вопроса: «Будет ли он лицом бренда, которому доверишь встречу первых лиц корпорации?»

Результат: безупречное открытие и укрепление доверия

За 1 рабочую неделю мы:

• подобрали и оформили четырёх сотрудников;
• провели инструктаж и подготовили их к мероприятию
• сформировали две сменные команды, готовые работать с полной отдачей

В день открытия администраторы встретили гостей так, как это и задумывалось: улыбка, уверенность, внимание к каждой мелочи. Атмосфера мероприятия заиграла с первых минут — именно благодаря тому, что «точка входа» работала идеально.

Что сказал клиент:

«Мы получили решение задачи в рекордные сроки и убедились: Office Line — это партнёр, которому можно доверять самые нестандартные и амбициозные проекты. Здесь не ищут оправданий. Здесь находят лучших».