Программы для подбора персонала: плюсы и минусы тендерного подхода при выборе информационных систем
Каждая компания по мере своего развития стремится к снижению внутренних затрат, которая достигается за счет оптимизации и автоматизации внутренних процессов. Чтобы автоматизировать операции, необходимо подобрать такую систему, которая наилучшим образом «ляжет» на сформировавшиеся в компании процессы и обладает нужным и удобным инструментарием. Систем на рынке много, функционал и заложенный процесс работы может, на первый взгляд, соответствовать требованиям вашего бизнес-заказчика. При более глубоком изучении может оказаться, что в реальности этот функционал не соответствует ожиданиям. Получается, что идеальной системы нет, каждую нужно дорабатывать, что иногда бывает невозможно. И даже если вы найдете разработчиков, согласных на доработку, это может оказаться очень дорого.
Как же найти такую систему, которая по совокупности затрат на ее владение не превысит ожидаемый экономический эффект от автоматизации?
Наша компания производит программный продукт Experium, который автоматизирует процесс подбора персонала. Мы предлагаем нашим клиентам наиболее полный инструментарий для автоматизации рекрутмента с возможностью интеграции с другими популярными информационными системами (ИС), используемыми в контуре организаций. Однако, мы часто сталкиваемся с тем, что организациям, зрелым с точки зрения процессов и автоматизации, не хватает имеющегося в Experium функционала, и они обращаются к нам с запросами на доработку.
Мы, как разработчики, накопили большой опыт в подобного рода доработках и поняли, какой подход работает лучше всего, и вот почему.
Обычно подбор и закупка ПО в крупных организациях довольно жестко регламентированы, и данные задачи решаются Отделом закупок. Если так, то просто купить понравившееся заказчику ПО не получится, нужно соблюсти процедуру выбора поставщика. Для этого организуют тендеры.
Казалось бы, сформулировал список требований, разместил тендер на тендерной площадке и выбрал поставщика, который предложил наименьшие цену и срок реализации. Это может работать при закупке «коробочного» продукта, который не планируется кастомизировать. Но если бизнес-заказчику возможно потребуются доработки, то нужен иной подход.
Давайте рассмотрим пример закупки системы для управления подбором персонала (ATS).
Клиент объявляет тендер на закупку и размещает техническое задание, которое по сути является бизнес-требованиями без уточнения деталей, а значит не может быть точно оценено разработчиками. Участники конкурса изучают тендерное задание, и самые смелые берутся за оценку доработок своей HRM-системы. Это можно сделать только очень приблизительно, потому что без системного анализа и детализации запроса, проработка которого требует много времени, это все равно, что погоду предсказывать на полгода вперед.
Каковы результаты такого тендерного подхода? Часть конкурсантов отвалилась, так как задача показалась им нерешаемой, другая часть оценила требования и поставила цифру-прогноз с учетом всех рисков доработок с реализацией через год. Клиент увидел цифры, расстроился и аннулировал тендер.
Конечно же, могут найтись поставщики, которые очень хотят выиграть тендер или не очень опытны в оценках трудозатрат, поэтому они предлагают оптимистическую оценку и тендер может состояться. В таком случае компанию и ее поставщика ждут другие риски: при системной проработке требований выяснится, что оценка проведена не верно и стоимость доработки программы для подбора персонала будет сильно выше, а срок дольше. Поскольку контракт уже подписан, стороны находят компромисс, чтобы не переигрывать тендер и не расстраивать руководство своим просчетом, и работы все же начинаются. Нередко заказчик отказывается пользоваться коробочной версией до внедрения доработок. При этом через год заказчику данного решения по автоматизации процесса подбора заказанные функции могут быть уже не нужны просто потому, что и процесс мог уже измениться, и люди сменились. Печально… Продуктом не пользовались, деньги потратили, время прошло, эффекта не получили.
Что же можно сделать, чтобы и регламенты компании соблюсти, и получить запланированный эффект от внедрения?
- Объявить тендер на закупку ATS и сформировать требования к базовой функциональности продукта, которая точно устроит бизнес-заказчика. Вместо технического задания на разработку добавить требование о готовности поставщика кастомизировать продукт и предложить стоимость команды разработки.
- Выбрать ИС по наибольшему совпадению базовой функциональности, зафиксировать готовность к кастомизации, сравнить команды разработки по стоимости за единицу времени. Объявить имя победителя тендера.
- После выбора победителя внедрить выбранный продукт, начать пользоваться и получить бизнес-эффект. Да, конечно, это не полный бизнес-эффект, но лучше начать использовать систему сразу и получить опыт эксплуатации. По мере понимания функций и процессов, заложенных в платформу для автоматизации рекрутмента, возможно пересмотреть ранее сформированные требования к доработкам и от каких-то отказаться, а какие-то добавить.
- Параллельно с эксплуатацией продукта формировать план доработок, приоритезировать их с разработчиками по принципу получения наибольшего эффекта при наименьших затратах и отдать в работу. Каждая доработка должна внедряться и приносить эффект. Двигаться так по плану до тех пор, пока не будет достигнут паритет затрат на разработку и выгоды от внедрения.
Подобный подход будет намного более эффективнее варианта, когда компания год несет затраты на доработку и начинает получать эффект только после внедрения доработанной системы. Начинать пользоваться ИС надо сразу, накапливать эффект и увеличивать его за счет самых рентабельных доработок! Так компания уменьшает свои риски и может снизить их дополнительно, если разбить большие доработки на этапы, приносящие эффект от внедрения. Компаниям нужно выбирать поставщиков, имеющих опыт работы по высокоитерационному подходу в разработке типа Agile.
Наш продукт Experium на рынке уже более 10 лет, и мы прошли все стадии эволюции от заказной разработки по принципу Waterfall до продуктовой разработки по Scrum. Мы приняли участие в большом количестве тендеров и опробовали описанный подход с теми заказчиками, которые поняли его преимущества. Мы продолжаем совместную работу, чтобы наши клиенты получали максимальный эффект от эксплуатации нашего продукта. Мы получаем только позитивные отзывы от наших заказчиков, поэтому решили поделимся своим опытом.