Как организовать документооборот по высшему классу
Наш клиент — крупнейший мировой лидер в сфере телекоммуникаций - решил передать документооборот отдела бухгалтерии на аутсорсинг.Задача — оптимизировать и стандартизировать функцию обработки документов во всех офисах компании. Для этого ANCOR создал единый центр сервиса в московском офисе компании.
Что сделали
- Провели аудит. Выявили дублирование функций сотрудников в разных офисах. При этом потеря документов составляла 20%, а высокая текучесть персонала стала причиной долгов по сдаче отчетов.
- Сформировали команду профессионалов в московском офисе, где находился основной поток документов.
- Создали новую организационную структуру и распределили обязанности.
- Обновили инструкции и регламенты работы, провели обучение.
- Внедрили KPI для сотрудников
- Настроили систему акцептов и отчётов с головным офисом
В результате проекта
- Сократили бюджет на 23% за счет оптимизации численности исполнителей
- Снизили до 1.5 % объем потерянных документов.
