Как оптимизировать административную поддержку
Международная косметическая компания решила повысить качество сервиса административной поддержки: от встречи посетителей и мелкого офисного ремонта до работы с корреспонденцией.На старте проекта у компании было
- Административная команда - 10 сотрудников с разным уровнем профессиональной подготовки
- 3 открытые вакансии административных сотрудников
- Отсутствие единых стандартов работы
За 14 дней команда ANCOR
- Провела аудит: изучила инструкции, ознакомилась с процессом работы ресепшен, а также сделала замеры по количественным и качественным показателям работы сотрудников;
- Сформировала профиль идеального проектного сотрудника с учетом карты взаимодействия;
- Подобрала и приняла на работу в ANCOR проектных исполнителей;
- Создала рабочие инструкции и стандарты проекта, описала процесс оказания сервиса;
- Провела обучение для команды административного блока;
- Для отдела работы с корреспонденцией (mailroom) был внедрен автоматизированный инструмент по заявкам и регистрациям.
Результаты решения
- Снизили объем потери документов на 12%
- Внедрили систему автоматических оповещений о статусе заявок по корреспонденции
- Сократили время обработки документов в 3 раза.
