Как мы сократили затраты на маркетинговые закупки на 12%

• #Аутсорсинг закупок
• #Административная поддержка и закупки

Клиент — международная фармацевтическая компания.

Отдел снабжения был сосредоточен на стратегически важных закупках сырья и оборудования, которые занимали около 80% рабочего времени специалистов. На закупку промо- и маркетинговых материалов ресурсов практически не оставалось, поэтому сотрудники подразделений самостоятельно организовывали закупки, совмещая роли инициаторов, владельцев бюджета и закупщиков.

В результате отсутствовал единый порядок выбора поставщиков, а условия сотрудничества согласовывались индивидуально для каждого подрядчика. Это приводило к непрозрачности процесса, росту неконтролируемых расходов и увеличению сроков согласования.

Задача

Перед командой Office Line (входит в группу ANCOR) стояла задача взять на себя управление категорией закупок промо- и маркетинговых материалов, чтобы:

• выстроить единый и контролируемый процесс закупок
• ускорить обработку заявок внутренних заказчиков
• обеспечить прозрачность закупочных процедур
• снизить стоимость закупок без потери качества

Что мы сделали

1. Изучили действующий процесс закупок: провели интервью со всеми внутренними заказчиками, выявили узкие места, дублирующиеся операции и реальные потребности бизнеса.
2. Разработали и внедрили единый регламент закупок: стандартизировали форму технического задания, определили последовательность всех этапов — от подачи заявки до заключения договора.
3. Провели анализ рынка поставщиков: пересмотрели коммерческие условия действующих подрядчиков, выявили скрытые переплаты и запросили предложения у новых участников рынка.
4. Организовали 7 конкурентных закупочных процедур и сформировали матрицу из 23 поставщиков с оценкой по ключевым критериям: стоимость, сроки поставки, условия оплаты, качество сервиса и надежность.
5. Обеспечили полное юридическое сопровождение перехода на новые договоры, что позволило сменить поставщиков без остановки процессов и возникновения спорных ситуаций.

Результат

• Построен единый, прозрачный и полностью управляемый процесс закупок — от поступления заявки до контроля исполнения поставки, соответствующий внутренним требованиям клиента.
• На 45% снижены трудозатраты отдела снабжения за счет передачи непрофильной категории закупок внешней команде.
• На 12% сокращены расходы на закупку промо- и маркетинговых материалов уже в течение первых шести месяцев работы.
• В 2 раза увеличена скорость обработки заявок: средний срок сократился с 10 до 5 рабочих дней.
• Клиент получил готовую матрицу поставщиков и регламент закупок, которые можно использовать для самостоятельного управления категорией или масштабировать подход на другие виды непрофильных закупок.