Что такое инвентаризация и зачем она нужна бизнесу?

• #Производство и склад
• #Инвентаризация

Инвентаризация – это обязательная процедура проверки фактического наличия активов компании: товаров, материалов, оборудования. Она проводится путем пересчета, взвешивания или осмотра с последующей сверкой с данными бухгалтерского учета.

Проще говоря, инвентаризация показывает, насколько реальные остатки совпадают с цифрами в системе. Для бизнеса это критично: расхождения напрямую влияют на финансовые результаты, управленческие решения и уровень потерь.

Зачем бизнесу нужна инвентаризация

Она решает сразу несколько ключевых задач:

• обеспечивает достоверность учета - без регулярной проверки компания рискует работать с некорректными данными, что приводит к ошибкам в отчетности и управлении запасами

• это инструмент контроля, который выявляет недостачи, излишки, неучтенные товарно-материальные ценности

Это особенно актуально для складов, ритейла и производственных предприятий, где движение товаров происходит ежедневно и в больших объемах.

Кроме того, инвентаризация помогает выявлять неликвиды и избыточные запасы, оптимизировать закупки, снижать риск хищений и ошибок персонала. 

В итоге, бизнес получает точную картину состояния активов и может принимать обоснованные решения.

Плановая и внеплановая инвентаризация

Инвентаризация делится на плановую и внеплановую, и каждая из них выполняет свою функцию.

Плановая инвентаризация проводится регулярно по утвержденному графику. Чаще всего – один раз в год перед сдачей отчетности, но в крупных компаниях может проводиться чаще.

Основные цели такой инвентаризации: подтверждение достоверности учета, системный контроль остатков и предотвращение накопления расхождений. 

Внеплановая инвентаризация назначается при возникновении определенных обстоятельств.

К таким ситуациям относятся: смена материально-ответственного лица, закрытие или перенос склада, подозрения на хищения, подготовка к аудиту или продаже бизнеса. 

Внеплановая проверка позволяет оперативно оценить состояние активов и минимизировать риски.

Как часто проводить инвентаризацию

Частота инвентаризации напрямую зависит от масштаба бизнеса, объема товарооборота и уровня операционных рисков. Универсального графика не существует, компании подбирают оптимальный формат под свои процессы.

На практике чаще всего используется комбинированный подход:

• Полная инвентаризация – один раз в год, как правило, перед сдачей отчетности

• Частичная или циклическая – ежемесячно или поквартально

• Внеплановая – при возникновении рисковых ситуаций

Для складов с высокой оборачиваемостью товаров периодичность увеличивается. Это позволяет оперативно выявлять расхождения и снижать потери до того, как они станут системной проблемой.

Как составить график инвентаризаций для большого склада

Для крупных складских комплексов инвентаризация – это не разовая процедура, а часть операционной системы. Основная задача – встроить ее в работу так, чтобы не останавливать бизнес-процессы.

Эффективный график строится по нескольким ключевым принципам.

1. Зонирование склада. Склад делится на логические участки: по типу хранения, категориям товаров или интенсивности движения. Это упрощает контроль и планирование.

2. Приоритизация зон. Частота проверок определяется уровнем риска: быстрооборачиваемые товары пересчитываются чаще, медленные и низкооборотные позиции — реже. 

3. Циклический пересчет. Вместо полной остановки работы применяется поэтапная инвентаризация. Зоны проверяются по очереди, что позволяет равномерно распределить нагрузку и не парализовать склад.

4. Учет режима работы. Проверки могут проводиться: в ночные смены, в выходные дни, параллельно с текущими операциями. 

5. Планирование ресурсов. Крупные объекты требуют точного расчета численности команды, сменности и оборудования. Это особенно важно, если требуется выполнить инвентаризацию в сжатые сроки или без остановки бизнеса.

Роль комиссии и ответственных лиц

Инвентаризация – это регламентированный процесс, где важна не только скорость, но и юридическая корректность. Поэтому ключевую роль играет распределение ответственности.

Инвентаризационная комиссия формируется из сотрудников компании и контролирует проведение процедуры. В ее состав обычно входят: представители бухгалтерии, руководители подразделений, специалисты по учету и логистике. 

Комиссия отвечает за фиксацию результатов и соблюдение установленного порядка проведения инвентаризации.

Материально-ответственные лица – сотрудники, закрепленные за конкретными зонами или товарными группами. Их функции: участие в пересчете, подтверждение фактических остатков, ответственность за выявленные расхождения. 

Четкое закрепление зон ответственности позволяет быстрее выявлять причины отклонений и снижает вероятность ошибок.

Как обеспечить процесс ресурсами

Один из самых сложных вопросов – это организация персонала. Для масштабных инвентаризаций требуется значительное количество сотрудников, и далеко не всегда штат компании может покрыть эту потребность.

В таких ситуациях актуален оперативный подбор рабочих и масштабирование команды под конкретную задачу.

Компании используют разные методы подбора рабочих: внутренние ресурсы, временный персонал, услуги подбора рабочих через подрядчиков. 

Чаще всего привлекается неквалифицированная рабочая сила – это сотрудники, которых можно быстро обучить под задачи пересчета, маркировки и работы с ТСД. Такой формат позволяет гибко управлять нагрузкой и не увеличивать постоянный штат.

Вывод

Инвентаризация – это не формальная процедура, а важный инструмент управления бизнесом. Она позволяет контролировать активы, минимизировать потери и поддерживать точность учета.

Компании, которые выстраивают системный подход с понятным графиком, четкой зоной ответственности и продуманным кадровым обеспечением, получают устойчивое преимущество: прозрачность процессов, снижение рисков и более эффективное управление запасами.

Дмитрий Плотников, руководитель направления «Независимая инвентаризация»

Заказать инвентаризацию