Как мы помогли сети кофеен сэкономить 1,2 млн рублей в год на административных расходах

• #Административная поддержка и закупки
• #Административный аутсорсинг
• #Аутсорсинг административных функций

Наш клиент владелец сети стремился сфокусироваться на стратегическом развитии и открытии новых точек, но был погружен в операционные и административные задачи. Это создавало «бутылочное горлышко» в управлении.

Ключевые боли клиента:

• Время руководителя: владелец тратил около 20 часов в неделю на непрофильные задачи - работу с документами, прием звонков, организацию встреч.
• Высокие затраты: содержание штатного административного сотрудника в московском офисе обходилось более 150 000 руб. в месяц (оклад + налоги + рабочее место).
• Нестабильное качество: частая смена штатных ассистентов приводила к ошибкам в документах и потере информации.
• Масштабируемость: при планах увеличить сеть с 5 до 10 точек административная нагрузка росла в геометрической прогрессии.

Мы предложили следующее решение:

Вместо одного штатного сотрудника мы предоставили команду профессионалов по единому фиксированному тарифу.

В пакет услуг вошло:

• Виртуальный секретарь: круглосуточный прием и фильтрация звонков.
• Обработка документов: подготовка договоров, счетов, актов, ведение первичной документации.
• Организационная поддержка: полное сопровождение деловой переписки, планирование встреч и поездок.
• Кадровый учет, расчет и начисление заработной платы: оформление приказов, помощь в подготовке отчетности в ФНС и фонды.
• Персональный координатор: единый контакт от нашей компании для решения всех вопросов.

Благодаря передаче функций на аутсорсинг клиент получил измеримые результаты уже через 3 месяца.

Экономика

• Сокращение расходов на 62%
  Годовая экономия на фонде оплаты труда и сопутствующих расходах составила 1, 2 млн.руб.

• Отсутствие затрат на оборудование
  Мы предоставили собственное ПО и рабочее место, что позволило сэкономить клиенту около 200 000 руб. на технике и лицензиях.

Прозрачная стоимость услуг:
Вместо непредсказуемых затрат на штат клиент получил фиксированный ежемесячный платеж — 90 000 руб. за полный пакет HR-услуг.

Эффективность

• Высвобождение времени руководителя — более 80 часов в месяц
  Освободившиеся ресурсы направлены на развитие бизнеса.

• Ускорение документооборота в 12 раз
  Срок подготовки типовых договоров сократился с 2 дней до 4 часов.

• Рост производительности управленческой команды на 40%
  За счёт делегирования рутинных административных задач.

• Нулевые простои в работе
  Отпуска и больничные наших специалистов не влияют на бесперебойность процессов клиента.

Качество и безопасность

• Минимальный уровень ошибок — 0,2%
  Благодаря многоступенчатому внутреннему контролю качества.

• Соблюдение сроков — 100% вовремя
  Все отчёты и документы подготовлены и отправлены строго в установленный срок.

• Масштабирование без дополнительных затрат
  Клиент открыл 5 новых точек, не увеличивая административный штат и не меняя условий сотрудничества.