Подбор рабочего персонала в сезон: как ускорить найм и не перегружать HR?

• #Подбор рабочего персонала
• #Производство и склад
• #Персонал для строительства

Сезонность — привычный ритм для многих отраслей. Производственные предприятия, логистические центры, агробизнес, пищевая промышленность регулярно сталкиваются с ситуацией, когда в течение нескольких месяцев объем заказов увеличивается в разы. Производство ускоряется, склады работают на пределе, а HR-команда внезапно оказывается в режиме непрерывного поиска персонала и найма.

Именно в такие периоды становится понятно, что обычные инструменты рекрутинга не помогают увеличить темп. Поиск и подбор рабочих начинает отставать от темпов производства: вакансии открыты, потребность растет, но процесс поиска не ускоряется, а нагрузка на отдел рекрутмента растет вместе со стрессом.

Почему HR-отделу сложно справиться с сезонным ростом нагрузки производства?

В спокойные периоды подбор рабочего персонала идет в плановом режиме:

• вакансии появляются постепенно, а какие-то закрываются

• кандидаты проходят стандартные этапы отбора

• HR успевает проверять документы и адаптировать новых сотрудников

Но во время сезонного всплеска ситуация резко меняется, и HR сталкивается с несколькими проблемами одновременно:

• резко увеличивается поток вакансий

• кандидаты быстро уходят к конкурентам

• рекрутеры физически не успевают проводить собеседования

• производство требует закрытия позиций «еще вчера» и одновременно увеличивает число людей, которых хочет нанять

В итоге с наступлением сезонного всплеска и небольшие, и крупные игроки рынка ищут методы подбора, которые позволяют масштабировать процесс найма на порядок быстрее.

Какие инструменты ускоряют массовый подбор?

Чудес не бывает, ни в каком канале привлечения рабочего персонала к сезону не образуется «море» релевантных кандидатов в ожидании ваших вакансий. Однако, есть временные сотрудники, которых можно привлечь на несколько часов или месяцев на пике нехватки рабочих рук. Вопрос в ресурсе на практически ежедневную адаптацию новичков на время их работы.

Компании, которые стремятся к разумной кадровой надежности — с одной стороны, не нанимать в штат работников, которые нужны только в сезон, а с другой стороны, не тратить силы сотрудников на ежедневную адаптацию временного работника, пришедшего на несколько часов, — практикуют аутсорсинг производственного персонала.

Это решение есть в линейке услуг разных кадровых провайдеров и может быть очень разнообразным – от поиска, оформления и предоставления труда рабочих до подключения полностью укомплектованной производственной линии провайдера на сезон. Что важно, аутсорсинговые компании сами управляют своим персоналом на проекте и сами восполняют нехватку вследствие текучести, болезней, отпусков.

И конечно, кадровые агентства по производственному аутсорсингу специализируются на массовом найме, умеют быстро генерить стабильный поток кандидатов, быстро обрабатывать поток, чтобы люди не ушли к конкуренту, быстро оформлять, обучать, адаптировать, выводить в смену, и самое главное — удерживать.

На практике эффективный подбор производственного персонала у аутсорсинговых компаний обычно строится на нескольких «китах»:

1. Постоянная база кандидатов

Одна из главных сложностей внутреннего рекрутмента — каждый раз начинать поиск практически заново. Это занимает время, особенно если вакансий много.

У профессиональных рекрутинговых компаний ситуация другая. Специализированное агентство обычно поддерживает собственную базу рабочего персонала, в которой есть соискатели, готовые выйти на работу в ближайшее время.

Это особенно важно, если речь идет о резко возросшей сезонной потребности. Чаще всего неквалифицированные рабочие — это кандидаты, которые ищут работу быстро и готовы выйти в смену практически сразу. Наличие такой базы позволяет ускорить подбор и закрывать вакансии значительно быстрее.

2. Простая воронка найма

Для массовых позиций сложные и длинные интервью, поэтапный отбор и многочисленные проверки просто не работают. Чем больше этапов отбора, тем больше кандидатов «теряется».

Профессионалы строят подбор рабочих по максимально простой схеме: отклик, короткая проверка кандидата, приглашение на работу. Такой путь позволяет быстро обработать большой входящий поток и минимально терять людей на разных витках воронки отбора.

Для компаний, которым регулярно требуется подбор производственного персонала, скорость прохождения кандидата по воронке часто становится решающим фактором и KPI рекрутера.

3. Несколько каналов поиска

Массовый подбор кадров для производства редко строится на одном источнике кандидатов. Обычно задействуют сразу несколько каналов: доски объявлений, региональные площадки, рекомендации сотрудников, собственные базы соискателей, различные локальные источники привлечения.

Поддерживать такую систему внутри компании довольно сложно и затратно. Нужно постоянно отслеживать отклики, обновлять объявления и оптимизировать размещения, работать с большим количеством кандидатов.

В этом и заключается преимущество профессиональных рекрутеров. Агентства по подбору рабочих уже имеют выстроенные каналы привлечения кандидатов и используют разные методы подбора рабочих, чтобы обеспечить стабильный поток соискателей.

4. Отдельная команда рекрутеров

Когда начинается сезонный рост вакансий, HR-отделу приходится одновременно решать сразу несколько задач: нанимать сезонных сотрудников, заниматься адаптацией новых работников и поддерживать текущие процессы в управлении персоналом в компании и привлечении на несезонные позиции.

В такой ситуации подбор часто замедляется. Вакансии остаются открытыми дольше, чем планировалось.

Если же процесс подбора передается специализированному агентству, компания фактически получает отдельную команду рекрутеров. Они занимаются только поиском кандидатов и закрытием вакансий, за счет этого подбор рабочих кадров идет быстрее и более предсказуемо.

Как снизить нагрузку на HR в сезон?

Сезонные пики почти всегда увеличивают нагрузку на отдел подбора и службу управления персоналом в целом, вплоть до кадровиков, оформляющих новых работников. Когда вакансий становится слишком много, самостоятельный подбор рабочих начинает занимать практически все время HR-специалистов.

Компании, которые регулярно сталкиваются с такой ситуацией, обычно страхуют риски, используя несколько решений.

Что делают опытные работодатели:

• Планируют найм заранее. Даже приблизительный прогноз помогает подготовиться и вовремя запустить поиск.

• Автоматизируют рутинные процессы: анкетирование кандидатов, запись на собеседования и сбор документов. Это позволяет ускорить обработку откликов, особенно когда требуется большое количество сотрудников.

• Передают часть потребности аутсорсинговым компаниям. Это может быть как передача массового подбора, так и передача части рабочих мест, линии, участка производственного процесса. Когда подбор выполняют профессионалы, компания получает готовую систему рекрутмента.

В итоге HR-команда может сосредоточиться на более важных задачах для стабильной работы предприятия в любой сезон.

Сезонные пики неизбежны для многих отраслей, но кризис в найме возникает не из-за роста производства, а из-за неподготовленной системы подбора.

Компании, которые заранее выстраивают этот процесс, используют гибкие методы подбора и при необходимости подключают специализированные агентства, проходят сезонные нагрузки значительно спокойнее.

Ульяна Рыбина, руководитель группы направления «Рекрутмент рабочего персонала»