Почему кадровый аудит так важен для компаний?

• #Управление персоналом
• #Трудовое право

В последнее время мы провели много аудитов кадрового делопроизводства у наших клиентов. На основе полученных результатов мы можем сделать вывод, что не всегда у сотрудников HR-отделов есть ресурсы и возможность поддерживать актуальное содержание и состояние кадровых документов. Между тем, это повышает риски серьезных штрафных санкций для компаний. Например, в ходе одной из последних проверок мы обнаружили у одной компании более 90 нарушений, каждое из которых являлось основанием для привлечения работодателя к ответственности по ст. 5.27 или 5.27.1 КоАП РФ (штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей или от 50 000 до 80 000 рублей). И как показывает практика, нет ни одной организации, которая невольно не совершала хотя бы несколько правонарушений в процессе кадрового делопроизводства.

В связи с тем, что HR-специалисты не всегда обладают глубокой экспертизой в правовых аспектах, они могут просто не обращать внимания на значимые юридические нюансы, продолжая оформлять документы по принятому в компании порядку и шаблонам. Поэтому мы рекомендуем регулярно проводить кадровый аудит, получать консультации по трудовому праву или организовать специальное обучение HR-персонала для повышения квалификации в юридических вопросах.

Какие документы необходимо проверять?

Вот примерный перечень:

• Личные дела работников, в том числе иностранных и уволенных (включая трудовые договоры, все дополнительные соглашения, приказы, заявления, уведомления, трудовые книжки и т.д.);
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение о защите персональных данных;
• Положение о дистанционной работе;
• Положение об оплате труда;
• Положение о премировании;
• Формы трудовых договоров и должностных инструкций;
• Штатное расписание;
• График отпусков;
• Табель учета рабочего времени;
• Графики сменности, графики работы, в т.ч. на вахте;
• Документы, оформляемые при направлении работников в командировки;
• Документы, оформляемые при привлечении работников к работе в выходной нерабочий праздничный день;
• Документы, оформляемые при направлении работников в отпуск.

Как правило, компании начинают приводить документы в порядок перед плановой проверкой. Однако не стоит забывать о том, что при обращении работника в ГИТ или Прокуратуру, проверка может быть проведена в любое время. К такому событию будет сложно подготовиться в сжатые сроки.

Чтобы избежать авралов, мы рекомендуем нашим клиентам всегда держать документы в порядке, проверять актуальность их содержания и соответствие изменениям законодательства как минимум один раз в год. Не забывайте о важности кадрового аудита и актуализации документов. Это убережет вашу компанию от штрафных санкций, а вас – от форс-мажорных ситуаций и переживаний!



Ольга Антоненко, юрист по трудовому праву, ANCOR


Подробнее об услуге