Как правильно оформить договор с водителем?

• #Подбор водителей
• #Управление автопарком

Инструкция по оформлению водителей

Правильный договор — не формальность, а инструмент управления рисками

Оформление договора с водителем — задача, требующая внимания к деталям. Ошибки в документах могут привести к конфликтам с сотрудником, штрафам, и даже к судебным спорам. 

Рассмотрим пошагово, как подготовить юридически грамотный документ, минимизировав риски для работодателя.

1. Определите тип договора

Для водителей чаще всего используют два вида:

• Трудовой договор, если водитель нужен на постоянной основе, работает по графику, подчиняется правилам внутреннего распорядка, получает зарплату и имеет соцгарантии. Например, такой формат используют для оформления офисных водителей или постоянных водителей в логистике первой мили.
• Договор ГПХ (гражданско-правового характера), если водитель нужен для разовых или проектных задач, когда важен результат, а не процесс. Например, перевозка груза по конкретному маршруту или доставка товаров до ПВЗ.

2. Соберите необходимые документы

При приеме на работу кандидат на позицию водителя должен предоставить:

• Паспорт

• СНИЛС

• ИНН

• Действующие российские права на управление автомобилем (категория транспорта должна соответствовать тому типу автомобиля, который будет закреплен за сотрудником). Если водитель — гражданин Киргизии, Казахстана или Беларуси, он вправе предоставить национальные права

• Документ об образовании или квалификации (при необходимости). Обязателен, когда перевозка требует специальных знаний (например, перевозка опасных грузов – ДОПОГ)

• Медицинская справка/медицинская книжка с отметками о пройденном предварительном медосмотре нужна для трудового договора. Для договора ГПХ справка может требоваться при перевозке определённых грузов

Также для трудового договора дополнительно необходимы:

• Трудовая книжка, подтверждающая стаж работы и отсутствие основного места работы (с водителем нельзя заключить трудовой договор если у него есть основная работа, связанная с управлением транспортными средствами)

• Для военнообязанных — военный билет или приписное свидетельство

• Справка о психиатрическом освидетельствовании сроком давности не более 2 лет

• Справка о наличии / отсутствии судимости необходима для водителей автобусов, трамваев, троллейбусов, такси)

3. Пропишите ключевые условия

В зависимости от типа договора обязательно укажите:

В трудовом договоре

В гражданско-правовом договоре

место работы: адрес офиса, гаража, маршрута трудовая функция: например, «водитель легкового автомобиля», «водитель-экспедитор» дата начала работы условия оплаты труда: оклад, надбавки, порядок выплат график работы особые условия (например, разъездной характер работы) гарантии и компенсации за работу во вредных условиях (если применимо) условие об обязательном социальном страховании и иные существенные условия

предмет договора: например, «Исполнитель обязуется осуществить перевозку груза по маршруту ___» срок оказания услуг (дата/период) стоимость услуг: фиксированная сумма или тариф за км/рейс/доставку; аванс или постоплата порядок сдачи-приемки услуг и порядок проведения расчетов ответственность сторон: штрафы за срыв сроков, повреждение груза ответственность за оплату дополнительных расходов: топливо, штрафы, простои и т.п. обязанность водителя проходить предрейсовые медосмотры (с указанием, кто их оплачивает)

4. Пропишите условия БДД

Независимо от типа договора, водитель обязан:

• проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотры (ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196‑ФЗ «О безопасности дорожного движения»)

• управлять только исправным транспортным средством с подтвержденным техосмотром

• иметь при себе путевой лист (для юрлиц обязателен, содержит отметки о медосмотре и техническом контроле)

В договоре обязательно укажите, кто организует медосмотры и техосмотры (компания или водитель), а также кто несет ответственность за достоверность сведений в путевом листе.

5. Не забудьте про соблюдение режима труда и отдыха

При заключении трудового договора с водителем работодатель обязан контролировать следующее:

• рабочая неделя не более 40 часов

• время управления автомобилем в день не более 9 часов (два раза в неделю — до 10 часов)

• ежедневный отдых не менее 11 часов между сменами

• еженедельный отдых не менее 45 часов подряд

• перерыв для отдыха и питания от 30 минут до 2 часов

• специальный перерыв не менее 45 минут после 4,5 часов за рулем

Режим может быть с суммированным учетом рабочего времени (например, при сезонных перевозках), но в пределах учетного периода законодательная норма не должна быть превышена.

6. Оформите акт приема-передачи автомобиля

Если водитель использует корпоративный транспорт, обязательно составьте акт с описанием состояния машины, комплектации и показаний одометра.

7. Оформите сопутствующие документы

Кроме договора обязательно обеспечьте наличие следующих документов:

• путевой лист на каждый рейс (форма № 3 для легковых, № 4‑С или № 4‑П для грузовых – Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78)

• журнал предрейсового контроля (медосмотр + техосмотр)

• для трудового договора: приказ о приеме на работу, инструктажи по охране труда и БДД (вводный, первичный, повторный раз в 6 месяцев, внеплановый при нарушениях)

• для договора ГПХ — акт выполненных работ, который подписывается после доставки груза/оказания услуги

8. Проверьте страховку и техосмотр

Убедитесь, что у вас оформлен полис ОСАГО с неограниченным кругом лиц («мультидрайв») или водитель вписан в страховку.

Перед началом смены/рейса автомобиль обязательно должен пройти техосмотр (результат — отметка в путевом листе), диагностическая карта должна быть действительна (для грузовиков и автобусов, а также для автомобилей, оформленных на юрлицо, требование обязательно).

Для перевозки опасных грузов должен быть допуск ДОПОГ и соответствующая страховка.

Отсутствие вышеперечисленных документов является основанием для штрафов ГИБДД (ст. 12.37 КоАП РФ) или отказа страховой компании в выплате в случае ДТП.

9. Минимизируйте риски

• Храните копии всех документов водителя (права, медсправка, страховка) в личном деле. Они могут оперативно потребоваться при проверке, запросе страховой или лизинговой компаний

• Фиксируйте в путевых листах и журналах все рейсы, медосмотры, техосмотры

• Не подменяйте трудовые отношения заключением ГПХ: государственные органы обязательно это обнаружат и доначислят пени, штрафы и страховые взносы

• В договоре ГПХ не указывайте «должность», «оклад», «подчинение», чтобы избежать переквалификации отношений в трудовые. Только «исполнитель», «вознаграждение», «результат».

10. Актуализируйте договоры

При изменении законодательства или ваших условий работы для водителя обязательно вносите изменения в договоры.