Бизнес-ассистент (м.Павелецкая)
Международная семейная компания - лидер по производству конфет и ''серебряный призер'' среди немецких кондитеров в поиске Бизнес-ассистента на долгосрочную перспективу.
Обязанности:
l. Бизнес-поддержка Директора:
- Коммуникация и взаимодействие с сотрудниками головного офиса Компании, входящими в управленческую команду (Мanagement Тeam), включая деловую переписку, звонки, видеоконференции, иные форматы бизнес-коммуникации.
- Фильтрация и координация всех входящих звонков и корреспонденции, поступающих на имя Директора.
- Организация и контроль исходящих звонков, видеоконференций, переговоров, деловых встреч и совещаний с участием Директора.
- Работа с электронным календарем (планирование, назначение встреч с участием Директора), в т.ч. с участием коллег из Головного офиса.
- Модерирование встреч с участием Директора, составление протоколов и их отправка участникам встреч.
- Письменная фиксация задач, поставленных Директором сотрудникам Компании, контроль их выполнения, информирование Директора о ходе выполнения поставленных им задач.
- Подготовка письменных коммуникаций, исходящих писем запросов и проч.
- Сбор, систематизация, анализ информации (в т.ч. на английском языке) для подготовки материалов для презентаций по запросу Директора.
- Подготовка презентаций Директора.
- Сбор, изучение и передача всей входящей корреспонденции, документации на подпись, поступающую Директору.
- Обработка запросов, поступающих Директору от сотрудников головного офиса, на предоставление информации, отчетов, иных данных.
- Подготовка и оформление поздравлений иностранным коллегам в головном офисе от имени Компании с национальными праздниками, памятными датами, назначениями и другими событиями (выбор подарков).
ll. Организация деловых поездок (командировок) Руководства компании и приезд коллег из Головного офиса в компанию:
- Координация и решение организационных вопросов по пребыванию коллег из Головного офиса в РФ и ряде стран Восточной Европы, прибывших для встреч с участием Руководства компании (помощь в оформлении виз, проездных документов, бронирование проживания, подготовка программы мероприятия, организация приезда/отъезда).
- Организация оформления предствительских мероприятий с участием руководства Компании.
- Подготовка авансовых отчетов и командировочных документов для Директора и Финансового Директора.
lII. Прочие обязанности:
- Проведение регулярного анализа бизнес процессов Компании, находящихся в зоне ответственности, выявляет области повышения их эффективности и продуктивности.
- Организация заключения и ведения договоров в отношении расходов, осуществляемых в целях выполнения должностных обязанностей (проведение тендеров, заключение и ведение договоров согласно внутренним правилам компании, контроль своевременности и качественного выполнения обязательств и проч.).
Требования:
- опыт работы с Первыми лицами на позиции Бизнес-ассистента не менее 3-х лет;
- высшее образование;
- знание английского языка на уровне Upper-Intermediate (письменно, устно) - (кандидаты без свободного английского языка не рассматриваются);
- высокий уровень самоорганизации;
- высокий уровень эмоционального интеллекта;
- стрессоустойчивость;
- активная жизненная позиция.
Условия:
- официальное оформление по ТК РФ;
- достойный уровень дохода (обсуждается индивидуально);
- компенсация питания;
- ежегодные премии;
- корпоративная мобильная связь;
- дружный и отзывчивый коллектив.