Ресепшионист (Офис-Менеджер)
Обязанности:
- Принимать и направлять посетителей к соответствующему сотруднику или в определенный отдел, демонстрируя гостеприимство, для поддержания позитивного имиджа Компании.
обеспечивать административную поддержку жизнедеятельности офиса (прием и перевод звонков, прием и передача сообщений для сотрудников Компании/запросов клиентов, прием и отправка факсов и почты, копирование документов). - Поддерживать связь с администрацией и рабочим персоналом Бизнес центра и поставщиком услуг с целью решения административных вопросов (оформление заявок на вызов электриков, сантехников и плотников).
- Формирование почты и её отправка непосредственно в почтовом отделении.
- Заказ печатной продукции (пр. плакаты для разных мероприятий).
- Оформление исходящих писем поставщикам, напр.: письмо об изменении количества мест авто на парковке.
- Осуществлять заказ и учет канцелярских товаров для сотрудников, продуктов на кухню и заказ воды.
- Заказывать такси и гостиницы для гостей компании (встреча / проводы), проверять, подтверждать и передавать подтвержденный реестр в бухгалтерию в конце месяца, обеспечивать наличие документов на закрытие при закрытии периода. Помогать в организации корпоративных мероприятий.
- Обновлять список телефонов / контактов сотрудников (мобильные/офисные).
- Готовить внутреннюю документацию (разрешение на въезд автотранспорта/на вынос предметов из офиса), исходящая документация представительства.
- Заказывать / утверждать визитки и другие печатные материалы для сотрудников; выдача исходящих номеров, номеров приказов, и т.д.
Требования:
- Высшее образование.
- Опыт работы в административной сфере (секретарь / офис-менеджер) от 1 года.
- Уверенный пользователь MS Office.
- Уровень владение английским языком - средний.
- Высокая степень самоорганизации и организаторских способностей.
- Стрессоустойчивость, ответственность, коммуникабельность, отзывчивость, открытость и проявление гостеприимства, для поддержания позитивного имиджа Компании.