Офис-менеджер

Обязанности:

Обеспечение жизнедеятельности офиса 140 чел.

Организация бесперебойной работы офиса, учет наличия и проведение закупок (оргтехника, канцелярия, мебель, вода, еда, и тд). 

Полная организация переездов офиса внутри БЦ. 

Взаимодействие с контрагентами, арендодателями и сервисными службами. 

Проявление инициативы по вопросам жизнедеятельности и обеспечения офиса.

 Работа с документами и орг.техникой:

Прием и распределение телефонных звонков.

Организация встречи посетителей и гостей компании (заказ индивидуального пропуска/на машину). 

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, подготовка проектов писем, запросов, приказов, договоров, актов и других документов, касающихся административно-хозяйственной деятельности. 

Обработка первичной бухгалтерии (внесение информации по ТН, СФ, Актам сверок, подготовка описи документов для передачи бухгалтеру.

Прием и сканирование всех писем юр отдела. 

Административная поддержка сотрудников компании и гостей: 

Организация командировок сотрудников и визитов гостей из-за рубежа (запрос приглашений, заказ авиа- и жд- билетов, бронирование гостиниц и т.д.). 

Помощь в организации корпоративных мероприятий, поздравлений с ДР и тд; Выполнение отдельных поручений руководителя. 

Информирование сотрудников о праздничных мероприятиях, планируемых в офисе (дни рождения, гос.праздники и т.д.).

Информирование сотрудников офисов. 

Проведение адаптации новых сотрудников с офисом компании (подготовка рабочего места, заказ концелярии).

Требования к опыту:
Аналогичный опыт