Преимущества и недостатки тендерных процедур при автоматизации подбора персонала

В современном мире автоматизация рекрутмента становится неотъемлемой частью эффективного управления командой. Программы для подбора персонала помогают оптимизировать процессы, улучшить качество найма и снизить затраты. Однако выбор информационной системы (ИС) для подбора кадров посредством тендера имеет свои преимущества и недостатки. Мы расскажем про особенности этого процесса и поделимся профессиональными секретами, как минимизировать риски и ошибки.

Какие есть плюсы у тендерного подхода?

Конкуренция среди поставщиков: возможно привлечь нескольких провайдеров, что может помочь достичь снижения цен и улучшения условий контракта
Стандартизация требований: четкое формулирование условий помогает избежать недопонимания
Прозрачность процесса: открытый тендер способствует более прозрачному выбору поставщика, что повышает доверие к получаемым результатам

Что по поводу минусов?

Сложность в формулировании требований: часто компании не могут точно определить свои потребности, что приводит к неэффективным предложениям от участников тендера. Недопонимание удорожает реализацию и ведет к дополнительным расходам на дальнейшую доработку системы.
Риск недооценки затрат: поставщики могут предложить слишком оптимистичные оценки по времени и стоимости. В дальнейшем подобные ситуации приводят к перерасходу бюджета и задержкам в реализации проекта.
Отсутствие гибкости: использование тендеров снижает возможность быстрого реагирования на изменения в потребностях бизнеса, так как процесс выбора провайдера занимает время.

Общий алгоритм проведения тендера

Инициация проекта: определение потребностей компании и назначение тендерной комиссии.
Формирование «длинного списка» поставщиков: сбор информации о возможных участниках тендера.
Формирование «короткого списка» поставщиков: отбор наиболее подходящих участников для дальнейшего рассмотрения.
Рассылка запросов на предложения (RFP): отправка детализированных требований выбранным участникам.
Обработка предложений: сравнение полученных предложений по критериям стоимости, функциональности и готовности к кастомизации.
Выбор победителя: на основе анализа предложений определяется победитель тендера.
Заключение соглашения: подписание контракта с победителем и начало проекта внедрения системы.

Как разработчик программы по автоматизации рекрутмента Experium, мы хорошо изучили самые распространенные ошибки при проведении тендеров:

Неопределенные требования: важно заранее сформулировать требования к базовой функциональности продукта, чтобы избежать ошибок на этапе выбора системы.
Отсутствие гибкости в кастомизации: вместо того, чтобы ограничиваться техническим заданием, следует добавить требование к готовности поставщика кастомизировать продукт под нужды бизнеса.
Сравнение команд разработки: необходимо фиксировать готовность к кастомизации и сравнивать команды разработки по стоимости за единицу времени, чтобы выбрать наиболее выгодное предложение.

Провайдер выбран, что дальше?

Определив победителя, незамедлительно приступайте к внедрению системы и начинайте пользоваться. Такой подход обеспечит максимально быстрый положительный эффект для бизнеса, так как в процессе использования системы вы изучите все ее функциональные возможности и сможете уточнить требования к её доработке.

Формируйте план доработок и приоритезируйте их с разработчиками с учетом максимальной эффективности при минимальных затратах. Каждая доработка должна приносить ощутимый эффект. Проводите обновление системы поэтапно, обеспечивая сокращение рисков и эффективное внедрение.

У нас большой опыт участия в различных тендерах и мы протестировали описанный подход с теми заказчиками, которые оценили его преимущества. Получая исключительно положительные отзывы от наших пользователей, решили и с вами поделиться секретом успеха.