Архив: от теории к практике
Вывод: бумажные архивы по-прежнему занимают свое место в помещениях, бюджетах и списках причин головной боли собственников, бухгалтеров, HR и администраторов. Далее попытаемся разобраться, все ли нужно хранить, от чего можно избавиться, а от чего нет, и как не переплатить, приобретая услуги по архивной обработке и хранению документов.
Мы регулярно получаем запросы от клиентов, желающих разобраться с их бумажным архивом. Задача, как правило, сформулирована в экспертной оценке массива накопленных документов, их систематизации и утилизации устаревших. Такие проекты поступают от компаний, осуществляющих свою деятельность 5 лет и более. А связано это с тем, что в начале пути приоритет на работу с архивом низкий, зато в период 3–5 лет накапливается значительный массив документации, с которым обязательно нужно работать системно. Также количество запросов на разбор и сканирование документов выросло с 2019 года в 2 раза, и связано это с активным рыночным сдвигом из-за пандемии и государственной политикой в области цифровизации.
3 главных ошибки организации в хранении документов:
- Не заниматься архивом вообще
Риски утери накопленного бумажного архива довольно велики, ведь кроме простой потери места нахождения документа, есть вероятность затопления хранилища или других факторов физической порчи важных бумаг.
- Покупать ненужные дорогие услуги
Рынок богат, но все ли компании, предлагающие услуги управления документальным фондом организации, отговорят своих клиентов от лишних затрат?
Архивной обработке и хранению подлежит лишь очень небольшая часть документов организации! Это те, что хранятся десятилетиями или «бессрочно» (можно прочитать как «пока существует компания»). Все остальное не нужно ни сшивать в картонные обложки, ни хранить «на всякий случай», или потому, что «у нас налоговые проверки». Для последнего аргумента имеется вполне стройная и убедительная нормативная база, которая будет достаточной для инспектора.
В случае, если компании необходимо просто оцифровать документы (перевести из бумаги в электронную форму), с этим вполне справятся сканинг-клерки, которые по заданному правилу оперативно справятся с задачей на проектной основе. Такие запросы мы видим и на временной проектной основе, когда задача имеет срок начала и завершения, и на постоянной, когда поддержка нужна непрерывно.
- Работать бессистемно
Хаос с документами создается быстро, так как в день организация накапливает значительное количество бумажных документов, и чем выше производственный рост, тем быстрее набирает скорость процесс «выпуска» документации. И чем быстрее организация осознает необходимость порядка в данном вопросе, осознано создавая маршруты движения документов с порядком их хранения, тем дешевле становится этот процесс.
3 шага к управлению хранением документов:
- Шаг 1. Обеспечить локальную нормативную базу и ее выполнение
В организации устанавливается система правил, соблюдение которых позволяет на уровне создания документа определять, попадет ли он в архив. Если грамотно подойти к изданию этих правил и совместить систему хранения документов с электронным документооборотом, то большинство сотрудников и не заметит новых нормативов. Видеть и отслеживать их выполнение будут только специалисты по управлению документами.
Безусловно важным фактором является и регулярное обновление правил работы, актуализация в соответствии с законодательными изменениями. То есть контроль процесса должен быть не разовым, а регулярным с назначением ответственного за него.
- Шаг 2. Своевременно избавляться от бумажного «балласта»
Главное – уничтожать документы своевременно (не раньше, чем позволяет законодательство об архивном деле) и правильно оформить этот процесс. Составленный по особой унифицированной форме акт навсегда заменит собой тонны вывезенной бумаги.
- Шаг 3. Выполнять законодательство об архивном деле в отношении документов по личному составу
· Во-первых, их проверяют инспекторы Роструда и Роскомнадзора.
· Во-вторых, без справки из государственного архива о том, что организация передала на хранение документы по личному составу, ее ликвидация (которая произойдет рано или поздно) просто не наступит.
· В-третьих, за каждым из документов по личному составу стоит сотрудник, который однажды будет оформлять себе пенсию, и, возможно, обратится к бывшему работодателю за подтверждением факта работы и стажа.
Если архивом не заниматься, то он приобретает пугающие размеры и облик. Заваленное бумагой помещение кого угодно выведет из равновесия. А ведь архивное дело – часть важнейшего процесса управления корпоративной информацией. Его нельзя пускать на самотек. При ближайшем рассмотрении оказывается, что хранить в течение долгих лет нужно не так уж и много документов, а все остальное – своевременно утилизировать.
Заниматься ли архивом системно или подойти к этому вопросу в случае возникновения необходимости, решает компания. Но не стоит упускать из виду тот факт, что накопленный массив данных – это опыт компании, а на основании анализа и аудита можно собрать историю взаимодействии с клиентом, потребителем, сформировать аналитику и статистику, с помощью которых легче принимать управленческие решения. А возможность монетизировать базу данных, создавать или адаптировать новые продукты с учетом изменяющегося рынка придает данному вопросу стратегическую значимость.
Евгения Кожанова, эксперт в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.
Юлия Анисимова, директор направления «Административный аутсорсинг», ANCOR.
Подробнее об услуге