Хранение и организация документов в компании
к списку инсайтов

Архив: от теории к практике

Архив: от теории к практике
Все больше компаний переходят «на цифру», используют систему электронного документооборота, стремясь создать рабочее электронное хранилище. Но только «бумагу», то есть подлинники документов на бумажном носителе, организация все равно обязана хранить. Кроме того, во множестве компаний производственные и бизнес-процессы нормативно обеспечиваются бумажными документами, и изменений в этом не предвидится. И это не говоря о документах по личному составу – святая святых документального фонда любой компании! Ведь только в конце 2021 года были внесены поправки в Трудовой кодекс, которые позволили компаниям (но не обязали) вести электронный кадровый документооборот. До этого момента, а у большинства и сегодня, в кадровом учете преобладает бумага. Львиная доля этой бумаги хранится 50 лет.

Вывод: бумажные архивы по-прежнему занимают свое место в помещениях, бюджетах и списках причин головной боли собственников, бухгалтеров, HR и администраторов. Далее попытаемся разобраться, все ли нужно хранить, от чего можно избавиться, а от чего нет, и как не переплатить, приобретая услуги по архивной обработке и хранению документов.
Мы регулярно получаем запросы от клиентов, желающих разобраться с их бумажным архивом. Задача, как правило, сформулирована в экспертной оценке массива накопленных документов, их систематизации и утилизации устаревших. Такие проекты поступают от компаний, осуществляющих свою деятельность 5 лет и более. А связано это с тем, что в начале пути приоритет на работу с архивом низкий, зато в период 3–5 лет накапливается значительный массив документации, с которым обязательно нужно работать системно. Также количество запросов на разбор и сканирование документов выросло с 2019 года в 2 раза, и связано это с активным рыночным сдвигом из-за пандемии и государственной политикой в области цифровизации.

3 главных ошибки организации в хранении документов:

  • Не заниматься архивом вообще
Время от времени документы в коробках из-под бумаги, в папках, а то и просто россыпью, переносятся в специально выбранное для этого помещение. Обычно это происходит стихийно и без всякой системы. Табличка «Архив» на двери этого помещения не спасает, за ней все равно скрывается склад (чтобы не сказать свалка) макулатуры, найти в которой нужный документ равносильно подвигу.

Риски утери накопленного бумажного архива довольно велики, ведь кроме простой потери места нахождения документа, есть вероятность затопления хранилища или других факторов физической порчи важных бумаг.
  • Покупать ненужные дорогие услуги
Электронный архив с тотальной оцифровкой, сшивание «всего и вся» в картонно-коленкоровый переплет, многолетнее хранение документов, которые можно уничтожить...

Рынок богат, но все ли компании, предлагающие услуги управления документальным фондом организации, отговорят своих клиентов от лишних затрат?

Архивной обработке и хранению подлежит лишь очень небольшая часть документов организации! Это те, что хранятся десятилетиями или «бессрочно» (можно прочитать как «пока существует компания»). Все остальное не нужно ни сшивать в картонные обложки, ни хранить «на всякий случай», или потому, что «у нас налоговые проверки». Для последнего аргумента имеется вполне стройная и убедительная нормативная база, которая будет достаточной для инспектора.

В случае, если компании необходимо просто оцифровать документы (перевести из бумаги в электронную форму), с этим вполне справятся сканинг-клерки, которые по заданному правилу оперативно справятся с задачей на проектной основе. Такие запросы мы видим и на временной проектной основе, когда задача имеет срок начала и завершения, и на постоянной, когда поддержка нужна непрерывно.
  • Работать бессистемно
Каждый сотрудник компании, который создает бумажные или электронные документы, ежедневно вносит свой вклад в документальный фонд организации. Фактически – создает ее архив. Значит, управлять этим архивом тоже нужно на постоянной основе. Хранение документов, как и другие процессы, состоит из ряда операций. Если не выполнять эти операции системно, последовательно и грамотно, то архива в компании не будет, а будет склад макулатуры.

Хаос с документами создается быстро, так как в день организация накапливает значительное количество бумажных документов, и чем выше производственный рост, тем быстрее набирает скорость процесс «выпуска» документации. И чем быстрее организация осознает необходимость порядка в данном вопросе, осознано создавая маршруты движения документов с порядком их хранения, тем дешевле становится этот процесс.

3 шага к управлению хранением документов:

  • Шаг 1. Обеспечить локальную нормативную базу и ее выполнение
Существует законодательство об архивном деле, которое предписывает организации иметь ряд регламентов, касающихся управления ее документальным фондом. Это основа учета, которая облегчает поиск и позволяет не хранить ничего лишнего.

В организации устанавливается система правил, соблюдение которых позволяет на уровне создания документа определять, попадет ли он в архив. Если грамотно подойти к изданию этих правил и совместить систему хранения документов с электронным документооборотом, то большинство сотрудников и не заметит новых нормативов. Видеть и отслеживать их выполнение будут только специалисты по управлению документами.

Безусловно важным фактором является и регулярное обновление правил работы, актуализация в соответствии с законодательными изменениями. То есть контроль процесса должен быть не разовым, а регулярным с назначением ответственного за него.
  • Шаг 2. Своевременно избавляться от бумажного «балласта»
Уничтожение документов, у которых истекли сроки хранения, – право, а не обязанность компании. Пользоваться этим правом рекомендуется настолько часто, насколько это возможно. В идеале – ежегодно. Помимо управления информацией, уничтожение документов решает и более житейские задачи, например, освобождение офисных площадей и снижение расходов на хранение.

Главное – уничтожать документы своевременно (не раньше, чем позволяет законодательство об архивном деле) и правильно оформить этот процесс. Составленный по особой унифицированной форме акт навсегда заменит собой тонны вывезенной бумаги.
  • Шаг 3. Выполнять законодательство об архивном деле в отношении документов по личному составу
Документы по личному составу (их еще называют кадровыми документами) – основные и самые главные обитатели «бумажного» архива большинства организаций. На всех этапах жизненного цикла, от создания до уничтожения, им уделяется повышенное внимание. Причина – социально-правовое значение этих документов.

· Во-первых, их проверяют инспекторы Роструда и Роскомнадзора.

· Во-вторых, без справки из государственного архива о том, что организация передала на хранение документы по личному составу, ее ликвидация (которая произойдет рано или поздно) просто не наступит.

· В-третьих, за каждым из документов по личному составу стоит сотрудник, который однажды будет оформлять себе пенсию, и, возможно, обратится к бывшему работодателю за подтверждением факта работы и стажа.

Если архивом не заниматься, то он приобретает пугающие размеры и облик. Заваленное бумагой помещение кого угодно выведет из равновесия. А ведь архивное дело – часть важнейшего процесса управления корпоративной информацией. Его нельзя пускать на самотек. При ближайшем рассмотрении оказывается, что хранить в течение долгих лет нужно не так уж и много документов, а все остальное – своевременно утилизировать.
Заниматься ли архивом системно или подойти к этому вопросу в случае возникновения необходимости, решает компания. Но не стоит упускать из виду тот факт, что накопленный массив данных – это опыт компании, а на основании анализа и аудита можно собрать историю взаимодействии с клиентом, потребителем, сформировать аналитику и статистику, с помощью которых легче принимать управленческие решения. А возможность монетизировать базу данных, создавать или адаптировать новые продукты с учетом изменяющегося рынка придает данному вопросу стратегическую значимость.



Евгения Кожанова, эксперт в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Юлия Анисимова, директор направления «Административный аутсорсинг», ANCOR.
ANCOR Corporate Websites
Загрузка...
Хочу в ANCOR!
Загрузка...
Заявка на услугу
Загрузка...
Оставить отзыв о работе консультанта
Загрузка...
Logo ANCOR
Загрузка...
Logo ANCOR
Загрузка...
Logo ANCOR
Загрузка...