Бизнес-ассистент (м.Павелецкая)

Международная семейная компания - лидер по производству конфет и ''серебряный призер'' среди немецких кондитеров в поиске Бизнес-ассистента на долгосрочную перспективу.

Обязанности:

l. Бизнес-поддержка Директора:

• Коммуникация и взаимодействие с сотрудниками головного офиса Компании, входящими в управленческую команду (Мanagement Тeam), включая деловую переписку, звонки, видеоконференции, иные форматы бизнес-коммуникации.
• Фильтрация и координация всех входящих звонков и корреспонденции, поступающих на имя Директора.
• Организация и контроль исходящих звонков, видеоконференций, переговоров, деловых встреч и совещаний с участием Директора.
• Работа с электронным календарем (планирование, назначение встреч с участием Директора), в т.ч. с участием коллег из Головного офиса.
• Модерирование встреч с участием Директора, составление протоколов и их отправка участникам встреч.
• Письменная фиксация задач, поставленных Директором сотрудникам Компании, контроль их выполнения, информирование Директора о ходе выполнения поставленных им задач.
• Подготовка письменных коммуникаций, исходящих писем запросов и проч.
• Сбор, систематизация, анализ информации (в т.ч. на английском языке) для подготовки материалов для презентаций по запросу Директора.
• Подготовка презентаций Директора.
• Сбор, изучение и передача всей входящей корреспонденции, документации на подпись, поступающую Директору.
• Обработка запросов, поступающих Директору от сотрудников головного офиса, на предоставление информации, отчетов, иных данных.
• Подготовка и оформление поздравлений иностранным коллегам в головном офисе от имени Компании с национальными праздниками, памятными датами, назначениями и другими событиями (выбор подарков).

ll. Организация деловых поездок (командировок) Руководства компании и приезд коллег из Головного офиса в компанию:

• Координация и решение организационных вопросов по пребыванию коллег из Головного офиса в РФ и ряде стран Восточной Европы, прибывших для встреч с участием Руководства компании (помощь в оформлении виз, проездных документов, бронирование проживания, подготовка программы мероприятия, организация приезда/отъезда).
• Организация оформления предствительских мероприятий с участием руководства Компании.
• Подготовка авансовых отчетов и командировочных документов для Директора и Финансового Директора.

lII. Прочие обязанности:

• Проведение регулярного анализа бизнес процессов Компании, находящихся в зоне ответственности, выявляет области повышения их эффективности и продуктивности.
• Организация заключения и ведения договоров в отношении расходов, осуществляемых в целях выполнения должностных обязанностей (проведение тендеров, заключение и ведение договоров согласно внутренним правилам компании, контроль своевременности и качественного выполнения обязательств и проч.).

Требования:

• опыт работы с Первыми лицами на позиции Бизнес-ассистента не менее 3-х лет;
• высшее образование;
• знание английского языка на уровне Upper-Intermediate (письменно, устно) - (кандидаты без свободного английского языка не рассматриваются);
• высокий уровень самоорганизации;
• высокий уровень эмоционального интеллекта;
• стрессоустойчивость;
• активная жизненная позиция.

Условия:

• официальное оформление по ТК РФ;
• достойный уровень дохода (обсуждается индивидуально);
• компенсация питания;
• ежегодные премии;
• корпоративная мобильная связь;
• дружный и отзывчивый коллектив.