Переход на электронный кадровый документооборот: делимся кейсом

• #Управление персоналом

Рассказываем о том, как мы внедряли систему кадрового электронного документооборота HRFile в компании, оказывающей услуги мерчандайзинга и логистических операций.

Специфика персонала клиента:

Категория сотрудников отличается высокой текучестью. Найм и администрирование такого персонала – это особая задача: нужно быстро оформить кандидата, чтобы он «не отвалился». 

География работы сотрудников: вся территория РФ.

Цели, которые поставила компания при переходе на кадровый ЭДО: 

• ускорение процесса сбора и оформления документов при приеме на работу

• сокращение расходов на бумагу и почтовые отправления;

• упрощение рутинных операций сотрудников.

Прошло уже 9 месяцев с момента внедрения кадровой системы и клиент поделился своими первыми впечатлениями и результатами:

По мнению клиента, самым сложным для него оказалось не техническое внедрение, а непосредственно подготовка к переходу, которая включала в себя три этапа:

1. Проведение аудита кадровых документов на предмет оптимизации и адаптации под ЭДО. В результате клиент получил:

• сокращение количества шаблонов документов;

• единообразие шаблонов как для бумажного процесса, так и для ЭДО;

• единый ресурс шаблонов, организация «Библиотеки документов».

2. Перестройка организационных процессов внутри компании, которая помогла клиенту:

• оптимизировать процесс работы с документами от момента оформления до архивации;

• ввести культуру своевременного оформления и подписания документов;

• выстроить более удобный процесс контроля сроков подписания документов.

3. Получение согласий о переходе на КЭДО и отработка возражений несогласных. Это позволило клиенту:

• осознать, что не все готовы переходить на электронный документооборот сразу и необходимо прилагать усилия для разъяснений и накапливать пользовательский опыт;

• понять, что сотрудникам нужно время, чтобы все обдумать, изучить информацию, а самым недоверчивым посмотреть на опыт коллег.

Итоги:

• 1000+ сотрудников клиента подключены к программе электронного документооборота и активно ее используют

• получена положительная обратная связь: пользователи системы отмечают, что взаимодействие стало проще и удобнее, существенно сократилось время на подачу заявлений, и результат превзошел ожидания.

В рамках перехода на КЭДО:

• повысилась прозрачность документооборота;

• возросла скорость подписания документов;

• на 25% сократились трудозатраты сотрудников;

• сократились расходы на бумагу.

Все проведенные мероприятия позволили клиенту иначе посмотреть на внутренние процессы, усовершенствовать обыденные вещи и в целом идти в ногу со временем. 

HRFile – это удобно и эффективно!

Хотите так же?